Branchen
Software zur Hausverwaltung für private Vermieter: Was du wirklich brauchst
Welche Software zur Hausverwaltung private Vermieter brauchen, hängt fast nur von der Zahl der Einheiten ab. Bis etwa fünf Wohnungen reichen eine saubere Tabelle und ein Ordner pro Mietverhältnis. Darüber spart eine Vermieter-Software im Abo Zeit bei Mieteingängen und Nebenkostenabrechnung. Ein eigenes Mieterportal lohnt sich erst, wenn Anrufe, Schadensmeldungen und Unterlagen dich jede Woche Stunden kosten – meist ab einem größeren Bestand oder wenn du für andere Eigentümer verwaltest.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Zahl der Einheiten entscheidet: Tabelle, Vermieter-Software oder eigenes Portal.
- Die drei Zeitfresser sind Mieteingänge prüfen, Nebenkosten abrechnen und Schäden koordinieren.
- Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 BGB).
- Ein eigenes Mieterportal ergänzt die Buchhaltung, es ersetzt sie nicht – und rechnet sich erst bei größerem Bestand.
Was würde das für deinen Betrieb kosten?
Zum AusprobierenVermarktungs-Portal-Demo: Kranich ImmobilienKlick dich durch Kundenansicht und Dashboard einer Musterfirma – ohne Anmeldung, es wird nichts gespeichert.Demo öffnen Welche Aufgaben muss eine Hausverwaltungssoftware für private Vermieter abdecken?
- Mieteingänge: Wer hat gezahlt, wer nicht, seit wann?
- Nebenkosten: Kosten erfassen, nach Schlüssel verteilen, Abrechnung erstellen.
- Dokumente: Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Zählerstände, Schriftverkehr.
- Schäden und Handwerker: Meldung annehmen, Auftrag vergeben, Stand nachhalten.
- Fristen: Abrechnung, Mietanpassung, Wartungen, Versicherungen.
- Steuer: Einnahmen und Ausgaben je Objekt für die Anlage V.
Die meisten privaten Vermieter verlieren ihre Zeit nicht in der Buchhaltung, sondern in der Kommunikation: Rückrufe, Nachfragen, Terminabsprachen mit Handwerkern. Genau das decken reine Abrechnungsprogramme am schwächsten ab.
Tabelle, Vermieter-Software oder eigenes Portal – was passt zu welchem Bestand?
| Bestand | Sinnvolle Lösung | Stärke | Grenze |
|---|---|---|---|
| 1–5 Einheiten | Tabelle plus Ordnerstruktur | Kostet nichts, du verstehst jede Zahl | Alles von Hand, Fehler bei der Umlage fallen spät auf |
| 5–30 Einheiten | Vermieter-Software im Abo | Bankabgleich, Nebenkostenabrechnung und Mahnwesen sind fertig | Kaum Zugang für Mieter, Abläufe sind vorgegeben |
| Ab etwa 30 Einheiten oder Verwaltung für Dritte | Abrechnungsprogramm plus eigenes Mieter- und Eigentümerportal | Mieter melden Schäden selbst, Eigentümer sehen Berichte, weniger Telefon | Einmalige Investition, braucht jemanden, der es pflegt |
Für die mittlere Stufe gibt es mehrere Online-Programme, die sich ausdrücklich an private Vermieter richten. Sie unterscheiden sich vor allem darin, ob sie nach Einheiten abrechnen, ob der Bankabgleich enthalten ist und ob Mieter einen eigenen Zugang bekommen. Die Preise ändern sich oft – vergleich sie für deine Zahl an Einheiten direkt auf den Seiten der Anbieter.
Worauf solltest du bei Vermieter-Software achten?
- Abrechnung nach Einheiten: Was kostet es bei deinem Bestand – und was, wenn zwei Wohnungen dazukommen?
- Bankabgleich: Werden Mieteingänge automatisch zugeordnet oder tippst du sie ab?
- Umlageschlüssel: Kann das Programm Wohnfläche, Personen, Verbrauch und Einheiten mischen?
- Heizkosten: Wird die Abrechnung des Messdienstes übernommen oder musst du sie getrennt führen?
- Export: Bekommst du deine Daten und Belege vollständig heraus, wenn du wechselst?
- Steuer: Gibt es eine Auswertung je Objekt für deinen Steuerberater?
- Zugang für Mieter: Können Mieter Unterlagen abrufen und Schäden melden?
Wann lohnt sich ein eigenes Mieterportal?
Ein Portal löst das Kommunikationsproblem: Mieter melden einen Schaden mit Foto, sehen den Stand und finden ihre Unterlagen selbst. Du vergibst den Auftrag per Link an den Handwerker und siehst alle offenen Vorgänge in einer Liste. Eigentümer, für die du verwaltest, bekommen einen eigenen Zugang mit Bericht.
Das rechnet sich nicht bei drei Wohnungen. Es rechnet sich, wenn du oder dein Büro jede Woche mehrere Stunden am Telefon verbringen. Funktionen, Kosten und eine Beispielrechnung findest du im Ratgeber zum Mieterportal; wie so ein System für Makler und Verwalter aussieht, zeigt die Seite Software für Immobilien.
| Eigenes System | Preis | Enthält |
|---|---|---|
| Vermarktung | 3.900 € einmalig oder ab 309 € im Monat zur Miete | Objektseiten, Anfragen mit Vorqualifizierung, Besichtigungen online buchen |
| Mieter- & Eigentümerportal | 7.400 € einmalig oder ab 459 € im Monat zur Miete | Schadensmeldung mit Foto und Status, Handwerker per Link, Dokumente, Eigentümer-Login |
Die Vermietung selbst – Objektsuche, Exposé, Besichtigungsanfrage und Pipeline – kannst du in der Immobilien-Demo durchklicken. Deinen Kostenrahmen siehst du im Preisrechner.
Welche Fristen solltest du im System hinterlegen?
- Nebenkostenabrechnung: Sie muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach kannst du Nachforderungen in der Regel nicht mehr verlangen.
- Wartungen: Heizung, Rauchwarnmelder und was dein Mietvertrag oder deine Versicherung sonst vorsieht.
- Verträge: Laufzeiten von Versicherungen, Messdienst und Hausmeisterdienst.
- Mietanpassungen: Termine aus Staffel- oder Indexmietverträgen.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Fragen zur Abrechnung im Einzelfall sind Vermieterverein, Anwalt oder Steuerberater die richtige Adresse.
Häufige Fragen
Welche Software brauche ich als privater Vermieter mit ein oder zwei Wohnungen?
Meist keine spezielle. Eine Tabelle für Mieteingänge und Nebenkosten und eine klare Ablage für Verträge und Belege reichen. Eine Vermieter-Software lohnt sich, sobald dich Abrechnung und Zahlungskontrolle spürbar Zeit kosten.
Kann eine Software die Nebenkostenabrechnung automatisch erstellen?
Sie nimmt dir das Rechnen und das Formular ab: Kosten erfassen, Schlüssel hinterlegen, Abrechnung je Mieter erzeugen. Prüfen musst du trotzdem – ob alle Kosten umlagefähig sind und ob die Schlüssel zum Mietvertrag passen.
Ersetzt ein Mieterportal die Hausverwaltungssoftware?
Nein. Das Portal übernimmt die Kommunikation: Schäden, Unterlagen, Termine, Berichte. Buchhaltung und Abrechnung bleiben in deinem Abrechnungsprogramm oder beim Steuerberater. Auf Wunsch verbinden wir beides über eine Schnittstelle.
Was kostet ein eigenes Mieterportal?
Das Mieter- und Eigentümerportal kostet einmalig 7.400 € oder ab 459 € im Monat zur Miete. Es ist in fünf bis acht Wochen live. Vorher siehst du einen klickbaren Prototyp und bekommst einen Festpreis.
Ab wie vielen Einheiten lohnt sich ein eigenes Portal?
Als Faustregel ab etwa 30 Einheiten oder sobald du für andere Eigentümer verwaltest. Wichtiger als die Zahl ist die Zeit: Wenn Anrufe und Rückfragen mehrere Stunden pro Woche binden, rechnet sich das Portal früher.
