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Software für Makler und Hausverwaltungen: 7 Prozesse, die du jetzt digitalisieren solltest
In Maklerbüros und Hausverwaltungen verschwindet ein großer Teil der Woche in Wiederholungen: dieselben Fragen von Interessenten, Schadensmeldungen per Telefon, Unterlagen, die per Mail hin und her gehen. Standard-Software deckt die Buchhaltung meist gut ab – aber nicht die vielen kleinen Abläufe drumherum. Genau dort setzt individuelle Software an. Hier sind die sieben Prozesse mit dem größten Hebel.
Das Wichtigste in Kürze
- Nicht die Buchhaltung ersetzen – die Abläufe davor und danach digitalisieren.
- Ein Mieterportal mit Schadensmeldung spart spürbar Telefonzeit.
- Interessenten-Vorqualifizierung per Online-Formular filtert unpassende Anfragen.
- Start mit einem Prozess, dann Schritt für Schritt ausbauen.
1. Interessenten vorqualifizieren
Auf ein gutes Inserat kommen schnell dutzende Anfragen. Statt jede einzeln zu beantworten, führt ein kurzer Online-Funnel Interessenten durch die wichtigsten Fragen: Einzugstermin, Haushaltsgröße, Budget, Unterlagen. Du siehst sofort, wer passt – und kannst passende Kandidaten direkt zur Besichtigung einladen.
2. Besichtigungstermine online buchen lassen
Statt Terminabstimmung per Mail gibst du Zeitfenster frei, und Interessenten buchen selbst. Das System verschickt Bestätigungen und Erinnerungen, und du bekommst eine Liste mit allen Teilnehmern pro Termin. Ein Buchungssystem lässt sich dafür direkt an dein Inserat koppeln.
3. Mieterportal mit Schadensmeldung
Die tropfende Armatur, der defekte Aufzug, die Frage zur Nebenkostenabrechnung – vieles kommt per Telefon und landet auf Zetteln. In einem Mieterportal meldet der Mieter den Schaden mit Foto, Ort und Dringlichkeit. Die Verwaltung sieht den Status, beauftragt den Handwerker und der Mieter wird automatisch informiert.
- Schadensmeldung mit Fotos und Kategorie
- Status für Mieter sichtbar – weniger Nachfragen
- Handwerker-Beauftragung per Link, ohne eigenen Zugang
- Dokumente wie Hausordnung oder Abrechnungen zum Download
4. Exposés und Objektdaten an einem Ort
Objektdaten liegen oft in mehreren Tabellen, Ordnern und Portalen. Ein zentrales Objekt-Dashboard bündelt Grundrisse, Fotos, Energieausweis und Status. Exposés entstehen daraus per Knopfdruck. Und ein hochwertiges Immobilienvideo wird direkt eingebunden – bei Premium-Objekten ein klarer Vorteil.
5. Unterlagen sicher einsammeln
Selbstauskunft, Gehaltsnachweise, Ausweiskopie: Diese Daten sollten nicht in einem Mail-Postfach liegen. Ein Upload-Bereich mit Checkliste zeigt Interessenten, was noch fehlt, und speichert alles verschlüsselt in der EU. Nach Abschluss oder Absage werden die Daten automatisch gelöscht.
6. Eigentümer-Reporting
Eigentümer wollen wissen, was mit ihrem Objekt passiert. Ein Eigentümer-Login mit Vermietungsstand, offenen Vorgängen und Dokumenten beantwortet diese Fragen, bevor sie gestellt werden. Das stärkt die Bindung – und ist ein Argument bei der Akquise neuer Mandate.
7. KI für Mails, Dokumente und Texte
KI eignet sich hervorragend für wiederkehrende Texte: Antwortentwürfe auf Standardanfragen, Zusammenfassungen langer Mieter-Mails, erste Entwürfe für Exposé-Texte. Entscheidend ist, dass ein Mensch freigibt. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur KI-Automatisierung im Mittelstand.
Womit anfangen?
Nimm den Prozess, der am meisten Telefonzeit kostet – bei Verwaltungen fast immer die Schadensmeldung, bei Maklern die Interessenten-Flut. Wir starten mit einem klickbaren Prototyp in sieben Tagen, damit du siehst, wie es aussieht, bevor ein Euro in die Entwicklung fließt. Was das im Detail kostet, zeigt unser Beitrag zu den Kosten von Individualsoftware.
Datenschutz in der Immobilienbranche
Selbstauskünfte, Gehaltsnachweise und Ausweiskopien gehören zu den sensibelsten Daten, die ein Betrieb verarbeitet. Ein eigenes System ermöglicht klare Regeln: nur die nötigen Daten abfragen, verschlüsselt speichern, Zugriff nach Rollen, automatische Löschung nach Abschluss. Das schützt Interessenten – und dich vor Ärger.
Was Makler und Verwalter mit Video gewinnen
Ein professioneller Objektfilm verkauft ein Lebensgefühl statt Quadratmeter. Für Neubauprojekte, Premium-Objekte und die eigene Marke lohnt sich das besonders. Ein Beispiel ist unser Film für das Wohnprojekt AGILE im Portfolio: Musterwohnung, Pool-Landschaft, Gym und Gemeinschaftsflächen im ruhigen Kino-Look – geeignet für Exposé, Website und Social Ads.
Häufige Fragen
Ersetzt das meine bestehende Verwaltungssoftware?
Nein, das ist auch nicht sinnvoll. Wir ergänzen sie um die Abläufe, die dort fehlen – und binden sie per Schnittstelle an, wenn sie eine anbietet.
Wo liegen die Daten der Mieter und Interessenten?
In einer Datenbank in der EU, verschlüsselt und mit Rollen und Rechten. Wer was sehen darf, legen wir gemeinsam fest.
Was kostet ein Mieterportal?
Ein Kundenportal mit Login, Dokumenten, Status und Nachrichten startet bei rund 7.400 €. Mit Workflows, Rollen und Freigaben liegt es bei rund 12.900 €.
