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Software für Handwerker und Dienstleister: Angebot, Einsatz und Abnahme digital
Im Handwerk und bei Dienstleistern wie Reinigung, Umzug oder Gebäudeservice ist die Arbeit selten das Problem – der Papierkram drumherum schon. Anfragen kommen per Telefon, WhatsApp und Mail, Angebote entstehen abends am Küchentisch, und die Fotos von der Baustelle liegen auf fünf Handys. Ein eigenes System verbindet diese Schritte zu einem Ablauf.
Das Wichtigste in Kürze
- Anfragen strukturiert aufnehmen spart Rückfragen und Anfahrten.
- Ein Angebotsgenerator mit Bausteinen macht Angebote in Minuten statt Stunden.
- Monteure sehen Einsätze, Adresse und Material auf dem Handy.
- Digitale Abnahme mit Fotos und Unterschrift beschleunigt die Rechnung.
Der typische Ablauf – und wo Zeit verloren geht
- Anfrage: Telefon, Mail, WhatsApp, Kontaktformular – ohne Fotos, ohne Maße.
- Besichtigung: oft nur, um Informationen einzusammeln, die man hätte vorab erfragen können.
- Angebot: Word-Vorlage, Preise aus dem Kopf, abends geschrieben.
- Einsatzplanung: Whiteboard oder Gruppenchat.
- Durchführung: Fotos und Notizen auf privaten Handys.
- Abnahme & Rechnung: Zettel, Nacharbeit, Verzögerung.
Jeder dieser Schritte lässt sich einzeln digitalisieren. Der eigentliche Gewinn entsteht, wenn sie zusammenhängen.
1. Anfragen mit Fotos und Maßen
Ein kurzer Online-Funnel fragt genau das ab, was du für eine erste Einschätzung brauchst: Art der Arbeit, Fläche, Fotos, Wunschzeitraum, Adresse. Viele Aufträge lassen sich damit ohne Besichtigung anbieten – oder zumindest mit einem Richtpreis vorqualifizieren.
2. Angebote aus Bausteinen
Leistungen, Material und Stundensätze liegen als Bausteine im System. Ein Angebot entsteht per Klick, mit deinem Logo, deinen AGB und einer Online-Annahme durch den Kunden. KI kann aus der Anfrage einen ersten Entwurf vorschlagen – du prüfst und passt an.
3. Einsatzplanung und Monteur-App
- Wochenplan per Drag & Drop für alle Teams
- Monteure sehen Einsätze, Adresse, Ansprechpartner und Material auf dem Handy
- Zeiterfassung pro Einsatz mit einem Tipp
- Fotos und Notizen landen direkt beim Auftrag – nicht auf privaten Handys
4. Digitale Abnahme und schnelle Rechnung
Nach dem Einsatz unterschreibt der Kunde auf dem Tablet, Fotos dokumentieren das Ergebnis. Das Protokoll geht automatisch an Kunde und Büro, und die Rechnung ist vorbereitet. Wer schneller abrechnet, hat schneller Geld auf dem Konto.
Standard-Software oder individuell?
Es gibt gute Branchensoftware für das Handwerk. Wenn sie zu deinem Ablauf passt, nutze sie. Individuelle Software lohnt sich, wenn dein Betrieb anders arbeitet als der Durchschnitt, wenn du mehrere Gewerke kombinierst oder wenn du Lizenzkosten für viele Nutzer sparen willst. Unsere Rechnung dazu steht im Beitrag SaaS-Abo oder eigene Software.
| Umfang | Richtpreis einmalig |
|---|---|
| Anfrage-Funnel + Angebotsgenerator | ab 4.900 € |
| Ein Kernprozess (Anfrage bis Rechnung) | ab 10.900 € |
| Mehrere Prozesse mit Rollen & Schnittstellen | ab 18.900 € |
Beispiel: ein Tag mit und ohne System
| Moment | Ohne System | Mit eigenem System |
|---|---|---|
| 7:00 Planung | Whiteboard, Anrufe, Gruppenchat | Wochenplan im Dashboard, Teams sehen Einsätze aufs Handy |
| 10:00 Neue Anfrage | Rückruf, Termin für Besichtigung | Anfrage mit Fotos und Maßen, Richtpreis per Klick |
| 14:00 Auf der Baustelle | Fotos auf privatem Handy | Fotos und Notizen direkt am Auftrag |
| 17:00 Abnahme | Zettel, später abtippen | Unterschrift auf dem Tablet, Protokoll automatisch |
| 20:00 Büro | Angebote schreiben | Feierabend |
Worauf Dienstleister besonders achten sollten
- Reinigung & Gebäudeservice: wiederkehrende Einsätze, Checklisten pro Objekt, Nachweise für Kunden.
- Umzug: Volumen-Rechner im Anfrage-Funnel, Besichtigung per Video, Einsatzplanung für mehrere Teams.
- Handwerk: Angebote aus Leistungsbausteinen, Materiallisten, Aufmaß-Fotos, digitale Abnahme.
- Alle: Termine mit Kunden abstimmen, ohne fünf Anrufe.
Häufige Fragen
Funktioniert die Monteur-App auch ohne Netz im Keller?
Ja, wenn wir sie mit Offline-Speicher bauen. Daten werden synchronisiert, sobald wieder Empfang da ist.
Können wir unsere Buchhaltungssoftware behalten?
Ja. Rechnungen und Buchungen übergeben wir per Schnittstelle oder Export an deine bestehende Buchhaltung.
Wie schnell ist ein erster Teil nutzbar?
Der Anfrage-Funnel ist meist nach zwei bis drei Wochen live. Weitere Module folgen in Etappen.
