Kosten & Vergleiche
SaaS-Abo oder eigene Software? Die Rechnung über fünf Jahre
Software-Abos sind bequem: kein Projekt, keine Investition, sofort startklar. Über die Jahre summieren sich die Gebühren aber – besonders, wenn sie pro Nutzer oder pro Buchung anfallen. Eigene Software kostet einmalig mehr, danach nur noch den Betrieb. Wann lohnt sich was? Wir rechnen es an einem Beispiel durch.
Das Wichtigste in Kürze
- Abos gewinnen bei Standard-Prozessen und wenigen Nutzern.
- Eigene Software gewinnt bei vielen Nutzern, Provisionen oder speziellen Abläufen.
- Die ehrliche Rechnung vergleicht fünf Jahre, nicht einen Monat.
- Nicht vergessen: Kundendaten, Marke und Unabhängigkeit haben auch einen Wert.
Ein Rechenbeispiel
Angenommen, ein Betrieb mit zwölf Mitarbeitern nutzt ein Abo-Tool für Terminplanung und Kundenverwaltung für 39 € pro Nutzer im Monat. Das sind 468 € im Monat oder rund 28.000 € in fünf Jahren – ohne Preiserhöhungen. Eine eigene Lösung mit ähnlichem Funktionsumfang liegt bei rund 10.900 € einmalig plus 149 € Betrieb im Monat.
| Abo (12 Nutzer à 39 €) | Eigene Software | |
|---|---|---|
| Einmalig | 0 € | 10.900 € |
| Pro Monat | 468 € | 149 € |
| Nach 1 Jahr | 5.616 € | 12.688 € |
| Nach 3 Jahren | 16.848 € | 16.264 € |
| Nach 5 Jahren | 28.080 € | 19.840 € |
In diesem Beispiel liegt der Break-even bei knapp drei Jahren. Mit mehr Nutzern, Provisionen pro Buchung oder jährlichen Preiserhöhungen verschiebt er sich deutlich nach vorn. Mit weniger Nutzern gewinnt das Abo.
Wann das Abo die bessere Wahl ist
- Der Prozess ist Standard – E-Mail, Buchhaltung, Videokonferenz.
- Wenige Nutzer, kaum Anpassungsbedarf.
- Du brauchst die Lösung morgen und willst testen.
Wann eigene Software gewinnt
- Viele Nutzer oder Gebühren pro Transaktion (z. B. Provision auf Bestellungen oder Buchungen).
- Dein Ablauf ist anders als der Durchschnitt – und genau das ist dein Vorteil.
- Du willst Kundendaten und Marke selbst in der Hand haben.
- Mehrere Tools sollen zu einem System zusammenwachsen.
Das gilt besonders in der Gastronomie und bei Salons: Dort sind es oft nicht Abos, sondern Provisionen, die am meisten kosten. Die Rechnung dafür steht in Eigenes Bestellsystem statt Lieferando und Buchungssystem ohne Provision.
Der Mittelweg
Es muss nicht alles oder nichts sein. Oft behalten Betriebe ihre Buchhaltung und E-Mail als Abo und ersetzen nur das Tool, das am meisten kostet oder am wenigsten passt. Eigene Software und Standard-Tools sprechen über Schnittstellen miteinander.
Versteckte Kosten, die in keiner Rechnung stehen
- Zeit für Workarounds: Daten kopieren, Listen abgleichen, Exporte bauen.
- Mehrere Tools für einen Ablauf: Jedes einzeln günstig, zusammen teuer – und nicht verbunden.
- Preiserhöhungen: Abo-Preise steigen, und ein Wechsel ist aufwendig.
- Abhängigkeit: Stellt der Anbieter eine Funktion ein, musst du dich anpassen.
- Kundendaten: Bei Plattformen gehören die Beziehungen oft eher der Plattform als dir.
Diese Posten sind schwer in Euro zu fassen – aber sie sind real. Schätze sie grob in Stunden pro Woche und multipliziere mit einem internen Stundensatz. Das Ergebnis überrascht oft.
Die Rechnung für deinen Betrieb in fünf Schritten
- Alle Software-Kosten der letzten zwölf Monate zusammenrechnen – Abos, Lizenzen, Provisionen.
- Wöchentliche Zeit für Workarounds schätzen und in Euro umrechnen.
- Mit dem Preisrechner einen Rahmen für eine eigene Lösung ermitteln.
- Einmalkosten plus Betrieb über fünf Jahre gegen die laufenden Kosten stellen.
- Den nicht-finanziellen Wert ergänzen: Daten, Marke, Unabhängigkeit.
Häufige Fragen
Was ist, wenn sich die Anforderungen ändern?
Mit einem Weiterentwicklungs-Paket passt sich deine Software monatlich an. Bei Abo-Software musst du warten, ob der Anbieter die Funktion irgendwann baut.
Wer kümmert sich um Sicherheit und Updates bei eigener Software?
Mit dem Betriebspaket übernehmen wir Hosting, Updates, Backups und Monitoring – vergleichbar mit einem Abo, nur dass die Software dir gehört.
Kann ich meine Daten aus der Abo-Software mitnehmen?
In den meisten Fällen ja, per Export. Wir prüfen vorab, welche Daten sich übernehmen lassen.
