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Handwerkersoftware für Kleinbetriebe: Standardprogramm oder eigene Lösung?
Handwerkersoftware für Kleinbetriebe gibt es als fertiges Programm im Abo oder als eigene Lösung, die um deinen Ablauf herum gebaut wird. Für die meisten Betriebe mit einem bis zehn Leuten ist ein Standardprogramm der richtige Start: Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung und Einsatzplanung sind dort fertig und kosten einen zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Betrag im Monat. Eine eigene Lösung lohnt sich erst, wenn dir Anfragen verloren gehen, du Daten doppelt eintippst oder dein Ablauf in kein Programm passt.
Das Wichtigste in Kürze
- Für Angebote, Rechnungen und Zeiterfassung ist ein Standardprogramm fast immer die richtige Wahl.
- Standardprogramme rechnen meist pro Person und Monat – mit jedem Mitarbeiter steigt der Preis.
- Die Lücke liegt selten in der Rechnung, sondern davor: Anfrage, Rückruf, Angebot, Nachfassen.
- Eigene Lösung: Anfrage-Funnel mit Angebotsgenerator ab 4.900 €, ein kompletter Kernprozess ab 10.900 € – oder zur Miete.
Was muss Handwerkersoftware in einem Kleinbetrieb können?
Bevor du Programme vergleichst, schreib auf, was dich heute wirklich Zeit kostet. In den meisten Kleinbetrieben sind es dieselben Punkte:
- Angebote und Rechnungen – aus Vorlagen, mit Positionen, Aufmaß und Umwandlung vom Angebot zur Rechnung.
- Kunden und Aufträge an einem Ort – wer hat was angefragt, was ist offen, was ist bezahlt?
- Zeiterfassung und Baustellen-Dokumentation – am Handy, mit Fotos und Unterschrift.
- Einsatzplanung – wer ist wann auf welcher Baustelle?
- Übergabe an die Buchhaltung – Export für den Steuerberater statt Schuhkarton.
Das alles decken gängige Programme ab. Wenn dein Engpass woanders liegt – bei verpassten Anrufen, bei Angeboten, die abends liegen bleiben, oder bei einem Ablauf, den kein Programm kennt – lies weiter unten, wann eine eigene Software für Handwerk und Dienstleister Sinn ergibt.
Was kosten Standardprogramme?
Das Portal Für-Gründer.de hat Programme für Kleinbetriebe verglichen (Stand 1. September 2026). Dort liegt die Lizenz für Inhaber mit vollem Funktionsumfang „zwischen 40 € und über 80 € pro Monat und Person“, weitere Nutzer kosten etwa 7 bis über 20 € im Monat. Für einzelne Anbieter gibt es kostenlose Einstiegstarife für Solo-Selbstständige, Team-Pakete liegen deutlich darüber. Die Preise ändern sich häufig – prüfe sie direkt beim Anbieter.
Standardprogramm oder eigene Lösung – was passt wann?
| Standardprogramm | Eigene Lösung | |
|---|---|---|
| Start | in wenigen Tagen | nach 3 bis 10 Wochen, je nach Umfang |
| Kosten | monatlich, meist pro Person | einmalig oder als Miete, unabhängig von der Kopfzahl |
| Ablauf | du passt dich dem Programm an | das Programm bildet deinen Ablauf ab |
| Stärken | Angebote, Rechnungen, Zeiten, Planung | Anfragen, Angebotsrechner, Kundenzugang, Sonderabläufe, Schnittstellen |
| Daten | liegen beim Anbieter, Export je nach Tarif | gehören dir, beim Kauf auch der Quellcode |
| Risiko | Preiserhöhung, Funktionen ändern sich | höhere Anfangsinvestition |
Die ehrliche Empfehlung: Rechnungen, Zeiten und Planung gehören in ein Standardprogramm. Eine eigene Lösung ersetzt es selten – sie schließt die Lücke davor oder daneben und übergibt die Daten per Schnittstelle.
Wo hören Standardprogramme auf?
- Anfragen – das Programm beginnt, wenn der Kunde angelegt ist. Wer ruft zurück, wenn du auf der Baustelle bist? Ein Anfrage-Formular, das die richtigen Fragen stellt (Was? Wo? Wann? Fotos?), spart das erste Telefonat.
- Angebot in Minuten – ein Angebotsrechner mit deinen Preisen, den du oder der Kunde selbst ausfüllt, statt abends am Schreibtisch.
- Nachfassen – automatische Erinnerung, wenn ein Angebot nach einer Woche unbeantwortet ist.
- Kundenzugang – Termin, Status, Fotos und Rechnung für den Kunden einsehbar, ohne dass er anruft.
- Dein Sonderfall – Wartungsverträge mit festen Intervallen, Prüfprotokolle, Objektlisten für Hausverwaltungen, Mehrsprachigkeit im Team.
Wie so ein Ablauf von der Anfrage bis zur Rechnung aussieht, beschreibt der Ratgeber Software für Handwerker und Dienstleister.
Was kostet eine eigene Lösung?
Die Richtwerte sind dieselben wie im Preisrechner:
| Umfang | Kaufen (einmalig) | Mieten (pro Monat) |
|---|---|---|
| Anfrage-Funnel mit Angebotsgenerator | ab 4.900 € | ab 349 € |
| Ein Kernprozess (Anfrage bis Rechnung) | ab 10.900 € | ab 599 € |
| Mehrere Prozesse mit Rollen und Schnittstellen | ab 18.900 € | ab 939 € |
Checkliste: So wählst du aus
- Wo verlierst du heute am meisten Zeit – vor dem Auftrag, auf der Baustelle oder im Büro?
- Wie viele Personen brauchen einen Zugang, heute und in zwei Jahren?
- Funktioniert die App auch im Keller ohne Netz?
- Gibt es einen Export für den Steuerberater und eine Schnittstelle zu deinem Großhändler?
- Kannst du deine Daten vollständig mitnehmen, wenn du wechselst?
- Wie lang sind Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist?
- Kannst du das Programm zwei Wochen mit echten Aufträgen testen?
- Wer im Betrieb pflegt Vorlagen, Preise und Stammdaten?
Häufige Fragen
Welche Handwerkersoftware ist die beste für Kleinbetriebe?
Die, die deinen größten Zeitfresser löst und die dein Team wirklich benutzt. Teste zwei oder drei Programme mit echten Aufträgen. Vergleichsportale helfen bei der Vorauswahl, die Preise solltest du direkt beim Anbieter prüfen.
Brauche ich als Ein-Mann-Betrieb überhaupt eine Handwerkersoftware?
Für Angebote und Rechnungen ja – allein wegen sauberer Belege und weniger Tipparbeit. Ein günstiger oder kostenloser Einstiegstarif reicht dafür meist aus. Eine eigene Lösung brauchst du in dieser Größe in der Regel nicht.
Kann eine eigene Lösung mein Rechnungsprogramm ersetzen?
Kann sie, sinnvoll ist das selten. Meist bleibt das Rechnungsprogramm, und die eigene Lösung übernimmt Anfragen, Angebote oder den Kundenzugang und übergibt die Daten über eine Schnittstelle. Die Schnittstelle kostet als Zusatz 1.490 €, wenn dein Programm eine anbietet.
Wie lange dauert es, bis eine eigene Lösung läuft?
Ein Anfrage-Funnel mit Angebotsgenerator ist in wenigen Wochen live, ein kompletter Kernprozess in sechs bis zehn Wochen. Vorher siehst du einen klickbaren Prototyp und bekommst einen Festpreis.
Kann ich bestehende Kundendaten übernehmen?
Ja. Die Übernahme aus Excel, Papierlisten oder einem Altsystem kostet als Zusatz 990 €.
